Privacybeleid

Wie is verantwoordelijk voor je gegevens

Spiromni is de verwerkingsverantwoordelijke voor deze website. Je kunt ons bereiken via info@spiromni.com.

• Ondernemings- / btw-nummer: BE 0785.488.281
• Maatschappelijke zetel: Zuidstraat 237, 8480 Ichtegem
• E-mail: info@spiromni.com

Wat we verzamelen, en waarom

Als je een kennismakingsgesprek boekt

Onze boekingspagina bevat een ingesloten versie van Cal.com, een planningstool van een derde partij. Als je een gesprek boekt, verzamelt Cal.com de gegevens die je invult, doorgaans je naam, je e-mailadres, je bedrijf en wat je in het notitieveld schrijft, en deelt die met ons zodat we het gesprek kunnen voeren. We gebruiken die gegevens alleen om dat gesprek voor te bereiden en te voeren, en om je daarna een offerte te bezorgen.

De rechtsgrond is het nemen van maatregelen op jouw verzoek voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst. Cal.com is een verwerker die handelt volgens onze instructies, en kan gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte, met de doorgiftewaarborgen die in zijn eigen privacyverklaring zijn beschreven. Het gesprek zelf verloopt via Google Meet, dus Google ontvangt de gegevens van de uitnodiging die nodig zijn om het op te zetten.

De kalender wordt geladen wanneer je de boekingspagina opent. Cal.com gebruikt alleen de cookies en browseropslag die technisch nodig zijn om te kunnen boeken, zoals het beveiligen van het formulier en het vasthouden van het tijdstip dat je kiest, en de meeste verdwijnen wanneer je je browser sluit. Er worden geen advertentie- of trackingcookies geplaatst.

Wanneer je ons een vraag stuurt

Als je het contactformulier op de boekingspagina gebruikt, ontvangen we je naam, je e-mailadres, je vraag en, als je ze invult, je bedrijf en je telefoonnummer, samen met de taal van de pagina en de datum. We gebruiken die gegevens alleen om je vraag te beantwoorden en, als je daarom vraagt, om een kennismakingsgesprek of een offerte op te volgen.

De rechtsgrond is het nemen van maatregelen op jouw verzoek voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst. Je bericht wordt bewaard in een databank bij Cloudflare, onze hostingprovider, getoond aan ons team in ons interne systeem, dat op Supabase draait, en doorgestuurd naar onze mailbox via Resend, de dienst die onze e-mails verstuurt.

Om misbruik van het formulier te voorkomen, bewaren we ook een code die berekend wordt uit je IP-adres en de datum. Die verandert elke dag en kan niet worden teruggerekend naar je adres; ze dient alleen om te beperken hoeveel vragen één bezoeker per dag kan sturen, en we wissen ze na twee dagen.

Als je je inschrijft op onze mailinglijst

Laat je je e-mailadres achter in het inschrijfformulier in de footer of bij een tour, dan bewaren we dat adres samen met de taal van de pagina, de plek op de site waar je je inschreef en de datum. We gebruiken het alleen om je nieuws van Spiromni te mailen: een nieuwe tour die live gaat, een nieuwe mogelijkheid, waar we aan werken. We schrijven alleen als er iets te vertellen valt, nooit volgens een vast schema, en we gebruiken de lijst voor niets anders en geven ze aan niemand door.

De rechtsgrond is je toestemming, die je geeft door het formulier te versturen. Je kunt ze op elk moment intrekken: antwoord op een van onze mails of stuur ons een bericht, en we verwijderen je adres. De lijst wordt bewaard in een database bij Cloudflare, onze hostingprovider. Elke nieuwe inschrijving, met het adres, verschijnt ook voor ons team in ons interne systeem, dat op Supabase draait. De mails versturen we vanuit ons eigen e-mailaccount.

Als je de site gewoon leest

Een pagina tonen werkt zoals bij elke andere website: onze hostingprovider, Cloudflare, ontvangt je IP-adres en browsergegevens omdat dat technisch nodig is om de pagina te leveren en de site tegen misbruik te beschermen.

Om te begrijpen hoe de site gebruikt wordt, gebruiken we PostHog, een analysedienst, op zijn servers in de EU. Die telt bezoeken en houdt bij welke pagina bekeken werd, van welke site je kwam, je land, je type toestel en browser, en wat er op de pagina gebeurt: op welke knoppen en links geklikt wordt en waar, of de tour of de boekingskalender gebruikt wordt, en hoe ver een pagina gescrold wordt. Je land wordt door onze hostingprovider bepaald uit je IP-adres; alleen het land wordt daarvoor aan PostHog doorgegeven. PostHog plaatst geen cookie en bewaart niets in je browser. Bezoekers worden alleen onderscheiden met een code die berekend wordt uit het IP-adres en de browser en elke dag verandert, zodat PostHog je niet over dagen heen kan herkennen of een profiel van je kan opbouwen. Je scherm wordt niet opgenomen. We bekijken die cijfers alleen als totalen.

De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang om de site beschikbaar en veilig te houden, en om te begrijpen hoe ze gebruikt wordt zodat we ze kunnen verbeteren. Omdat er geen cookie wordt geplaatst en niemand individueel wordt geïdentificeerd, is daarvoor geen toestemming van jou nodig.

De virtuele tour

De 360° virtuele tours op deze site worden geleverd vanaf een apart domein van ons, gehost door Cloudflare. Wanneer je er een laadt, werkt dat zoals een bezoek aan elke andere website: de server ontvangt je IP-adres en browsergegevens omdat dat technisch nodig is om de beelden te leveren. We gebruiken die gegevens niet voor analytics of marketing. Speel je in een tour een video af, dan wordt die geladen vanaf Vimeo, dat dan dezelfde technische gegevens ontvangt; we laden de video met de do-not-trackinstelling van Vimeo, zodat Vimeo geen cookies zet en geen kijkstatistieken bijhoudt.

Mensen die in ons werk te zien zijn

Onze tours bevatten beelden van de sites van klanten en, als een klant dat organiseert, interviews met medewerkers die bij naam genoemd worden. Die beelden worden gefilmd en gepubliceerd in opdracht van de klant, die er de verwerkingsverantwoordelijke voor is. Kom je in een tour voor en wil je het gebruik ervan bespreken, neem dan contact met ons op. We brengen je in contact met de juiste partij, of verwijderen de beelden op instructie van de klant.

Cookies

Deze site plaatst geen eigen cookies, geen advertentiecookies en geen trackingcookies. De enige cookies zijn die van Cal.com, op de boekingspagina, en alleen die welke technisch nodig zijn om een gesprek te boeken; de meeste verdwijnen wanneer je je browser sluit. Je kunt ze op elk moment wissen via je browserinstellingen.

Hoe lang we gegevens bewaren

• Boekings- en aanvraaggegevens: bewaard zolang we over het project in contact staan, en tot twee jaar daarna, zodat we een gesprek dat jij opnieuw opstart kunnen oppikken.
• Projectdossiers van klanten: bewaard zolang de commerciële relatie duurt, en daarna gedurende de termijn waarin de Belgische wet de bewaring van bedrijfsdocumenten voorschrijft.
• Mailinglijst: bewaard tot je je uitschrijft. We verwijderen je adres zodra je erom vraagt, en uiterlijk binnen een maand.

Wie je gegevens nog te zien krijgt

We verkopen geen persoonsgegevens en delen ze niet voor advertentiedoeleinden. We werken met een klein aantal dienstverleners die gegevens in onze opdracht verwerken:

• Cloudflare, dat deze website host.
• Cal.com, dat de planning op de boekingspagina verzorgt.
• PostHog, dat meet hoe de site gebruikt wordt, op zijn servers in de EU.
• Supabase, waarop ons interne systeem draait, in de EU, waar je vraag of inschrijving aan ons team getoond wordt.
• Resend, dat de e-mails van ons interne systeem verstuurt, waaronder de vraag uit het contactformulier.
• Zoho Mail, onze mailbox, in de EU, voor de correspondentie die op een aanvraag volgt.
• Google, waarvan Google Meet het kennismakingsgesprek host.
• Vimeo, dat de video's in de tours afspeelt.

Sommige van deze dienstverleners, zoals Cloudflare, Cal.com, Resend, Google en Vimeo, zijn gevestigd in de Verenigde Staten of kunnen gegevens daar verwerken. Waar persoonsgegevens de Europese Economische Ruimte verlaten, gebeurt dat met de waarborgen die de AVG vereist: het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (Data Privacy Framework) als de dienstverlener daaronder gecertificeerd is, en anders de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie, die deel uitmaken van de verwerkersvoorwaarden van elke dienstverlener.

Jouw rechten

Onder de AVG kun je ons vragen om je een kopie te geven van de persoonsgegevens die we over je bewaren, ze te corrigeren als ze niet kloppen, ze te wissen, te beperken wat we ermee doen, of ze in een overdraagbare vorm te bezorgen. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking die we op ons gerechtvaardigd belang baseren, en waar we op je toestemming steunen, kun je die op elk moment intrekken, zonder dat dat iets verandert aan wat daarvoor gebeurde.

Mail naar info@spiromni.com en we antwoorden binnen een maand. Ben je niet tevreden, dan kun je een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, via gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Wijzigingen in dit beleid

Als we veranderen wat we verzamelen of waarom, passen we deze pagina aan en wijzigen we de datum bovenaan. Wezenlijke wijzigingen in hoe we omgaan met gegevens die je ons al gaf, laten we je rechtstreeks weten.